Quando in una realtà aziendale di piccole dimensioni si inizia a parlare e a proporre l’eventualità di una certificazione ai sensi della ISO 9001, la prima obiezione che viene fatta è che non si vuole essere sommersi dalla carta e dai documenti del sistema.
Questa percezione del sistema di gestione per la qualità come un aggravio burocratico per un’organizzazione è frutto, da un lato, di una errata percezione della norma in sé e, dall’altro, dell’abitudine di alcuni di produrre documentazione e creare sistemi colossali volti a coprire ogni singolo possibile e minima evenienza.
Ma non è questo lo spirito sottostante il concetto di “analisi del rischio”, che rappresenta il cuore dei sistemi di gestione ex UNI EN ISO 9001:2015. Analizzare i rischi e le opportunità (parte che molto spesso si tende a tralasciare) significa avere la piena consapevolezza sia delle esigenze dell’organizzazione, sia del contesto normativo e organizzativo, interno ed esterno, in cui questa si muove.
Il sistema di gestione per la qualità, fatti salvi alcuni documenti strutturali che si aggiungono ai quelli interni delle organizzazioni (ad esempio i report degli audit interni o dei modelli organizzati di gestione delle non conformità e delle azioni correttive), deve essere costruito sulla documentazione già presenti in azienda e già in uso dal personale.
Sfruttare la documentazione già presente, come gli ordini di produzione, i report di manutenzione ordinaria delle macchine, produce svariati avantaggi come:
– Riduzione del tempo di formazione;
– Valorizzazione del modello di organizzazione e gestione dell’impresa, permettendo poi nel tempo di migliorarlo ove necessario;
– Maggiore consapevolezza dei vantaggi che un sistema di gestione ISO 9001 può offrire in termini di conoscenza dei propri processi interni, delle proprie inefficienze e dei propri punti di forza che non sempre sono espressi chiaramente ancorché ben identificati dalla proprietà o dal management.
L’attività del consulente deve essere quindi orientata non all’imporre un modello documentale, ma al costruire, sulla base delle esigenze e delle richieste (anche di impegno economico) del cliente, una raccolta di informazioni e di procedure basata il più possibile sull’attività esistente, aggiungendo quella documentazione necessaria per dare organicità al tutto, senza mai sovraccaricare di incombenze l’organizzazione.
Diventa quindi fondamentale per un consulente, che voglia portare le “sue” aziende clienti verso un uso consapevole ed efficace dei sistemi di gestione, comprendere nel dettaglio la realtà aziendale e i meccanismi interni: questo rende la figura del consulente “di casa” all’interno dell’organizzazione.
In conclusione, un sistema di gestione per la qualità dovrebbe essere un vestito su misura per l’impresa, che vada a valorizzare i punti di forza nella gestione senza sostituirsi alle prassi e alle attività consolidate, ma inquadrandole in maniera organica e definendone i modelli di monitoraggio e controllo.
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